Ciclo de Vida de los Procesos de Firma

Última revisión: 18 Abril 2023

Política de Retención

Retención de procesos

Se refiere al borrado lógico de los registros en base de datos asociados al proceso de firma, permaneciendo únicamente un apunte de auditoría que contendrá información desasociada de la operación, como fecha, identificador del proceso y estado. Todos los datos y metadatos asociados al proceso serán eliminados de forma permanente.

El período de retención de procesos se mide en días, por ejemplo, con 365 estarás indicando que transcurrido un año el registro será borrado automáticamente. Debes tener especial atención en esta configuración porque una vez borrado el registro no lo podrás recuperar.

Retención de documentos firmados

Se refiere al borrado físico del documento o documentos asociados al proceso una vez se cumpla el período de retención definido para la retención de procesos. Este borrado físico del documento es opcional, y es importante que lo configures acorde a tus necesidades de negocio, pues una vez borrado el documento no podrás recuperarlo.

nota: "no aplica" significa que este grupo herederá la política de borrado definida a nivel general del sistema; recomendable para instalaciones on-premises (instalaciones privadas) donde un Administrador Global gestiona una única política común a todos los grupos de la organización. En instalaciones cloud, donde un Administrador solo tiene el control de su grupo, se recomienda definir una política de borrado, marcando "sí/no" según sus preferencias.

¿Se pueden borrar documentos de otra forma?

Sí, los documentos firmados también podrán ser firmados de la siguiente forma:

• a nivel de API, de forma independiente a esta configuración programada.
• a nivel de Sistema de Transferencias, siempre y cuando ésta tenga configurado el borrado automático una vez que la transferencia fue marcada como OK.

Caducidad de los procesos

Aquí podrás definir la caducidad por defecto de todos los procesos asociados a este grupo y se mide en minutos. Por ejemplo, 1440 significa que transcurridas 24 horas (1440/60) la solicitud de firma caducará, y el firmante ya no podrá firmar el documento.

La caducidad es reversible, pudiéndose gestionar la solicitud caducada y volver a enviarla desde el panel web. También se podrá resetear la caducidad desde API.

La caducidad se puede definir además en:

• a la hora de redactar la solicitud desde el panel web, prevaleciendo sobre la definida en las propiedades del grupo.
• si en el grupo no está definida prevalecerá la configuración de la aplicación propietaria del proceso (API).
• desde API; prevaleciendo sobre la definida en las propiedades de la aplicación (API) y/o su grupo.

Retención de documentos asociados a procesos caducados

Cuando el proceso caduca el documento o documentos asociados, aún en estado "borrador" (sin firmar), o parcialmente firmados (por ejemplo, firmado por uno de los participantes), quedarán retenidos en una custodia temporal de documentos.

Durante este período de retención temporal, el proceso podrá ser reactivado por su propietario, es decir, ampliando el plazo de tiempo, o finalmente no aplicarle ninguna extensión de plazos, en cuyo caso, los documentos retenidos temporalmente serán borrados automáticamente acorde a las políticas de retención de documentos temporales definidos por el administrador de sistemas.