Sistemas de Transferencias

Última revisión: 18 Abril 2023

Introducción

Viafirma Documents permite activar un sistema de transferencia de documentos firmados, desde su sistema de custodia, al sistema o repositorio de documentos expuesto por un Tercero.

Para ello, Viafirma incorpora una capa modular que le permite inyectar tantas implementaciones de Terceros como se desee.

La incorporación de una nueva implementación de un servicio de tercero podrá completarse en un período aproximado de una semana para disponer de una release funcional. Estos plazos no son definitivos teniendo en cuenta la singularidad de los servicios expuestos por cada TERCERO.

Principalmente, se recomienda el consumo de servicios REST con capas de securización y sobre canales cifrados SSL.

La mecánica de operaciones normalmente asociada a la integración con repositorios de terceros se resume brevemente en los siguientes puntos:

• Viafirma NO persiste, y lo delega a un tercero;
• Configuración típica donde los documentos deben estar única y exclusivamente en el repositorio o custodia del tercero.
• Los documentos firmados pasan por un sistema de custodia TEMPORAL, donde permanecen hasta que la transferencia haya sido marcada como exitosa.
• La persistencia en la custodia temporal de Viafirma se realizará acorde a la configuración definida para el servicio en relación al cifrado de los documentos firmados.

Integración con repositorios externos

Viafirma Documents permite personalizar los tramos finales del ciclo de vida de un documento firmado, a través de la implementación de distintos mecanismos para la transferencia y/o copia de los documentos firmados.

Se podrá integrar con repositorios externos para este propósito de las siguientes formas:

• FTP
• Gestores Documentales con soporte al protocolo CMiS (Content Management Interoperability Services), como Alfresco, Documentum, Filenet, Sharepoint, etc.
• Integración Ad-Hoc: recomendado cuando tu repositorio no es un FTP o CMIS-compliant o porque necesitas, además de la transferencia del documento, transferir un fichero de metadata, por ejempo, un JSON/XML con los datos del proceso que te permitan aplicar lógica de negocio.

El uso de repositorios externos para la custodia de documentos firmados podrá coexistir con el repositorio ofrecido por defecto por Viafirma Documents, impolementando con ello un mecanismo de respaldo para tu organización.

En caso de optar por el repositorio ofrecido por defecto en Viafirma Documents, los documentos firmados y finalmente transferidos de forma satisfactoria al repositorio externo serán eliminados de la custodia de Viafirma.

Los documentos cuya transferencia resulte fallida permanecerán en la custodia de Viafirma Documents hasta que ésta consiga realizarse. Para ello, los sistemas de transferencia incluyen una gestión de políticas de reintentos y notificaciones de errores.

Toda gestión de transferencia de documentos firmados se ofrece mediante interfaz de usuario, en el panel de gestión web de Viafirma Documents, permitiendo conocer en tiempo real el estado de las transferencias y el detalle de cada proceso, permitiendo incluso intervenciones manuales en transferencias marcadas como fallidas y que hayan llegado al máximo número de reintentos.

El sistema de transferencia incluye también un sistema de reportes diarios, adjuntando el informe de transferencias del día anterior a la cuenta o cuentas de correos configuradas para tal propósito.

A continuacón algunos de los sistemas implementados por nuestros clientes mediante este sistema de transferencia:

• Filenet
• P8 (IBM)
• Oracle OCS
• Alfresco
• Inetum
• USigner
• etc.

Cómo funciona

Configuración

En las propiedades de vuestro grupo podréis configurar el nuevo sistema de transferencias. Esto aplicará a todos vuestros procesos, pudiendo activar incluso más de uno de forma concurrente. Por ejemplo, podríamos implementar dos servicios de transferencias distintos, y en la configuración de tu grupo bastaría con indicar cada uno de los identificadores previamente definidos por Viafirma, separado por coma.

Y si no queréis aplicar esta configuración para todos, lo podréis indicar en cada llamada al API, añadiendo en el POST el objeto "transfers":

"transfers": [
    {
      "name": "myrepo01",
      "metadataList": [
        {
          "key": "MY_KEY_01",
          "value": "my value 01"
        }
      ]
    }
  ]

Panel de Transferencias

Al activar un primer sistema de transferencias, y desde el panel de control, verás un nuevo ítem en el menú. En él tendrás la lista de todas ellas y sus respectivos detalles y estados:

Para cada una, al igual que se permite para un proceso de firma, puedes acceder a una vista detalle, donde podrás consultar incluso la respuesta dada por el sistema de transferencia, ya sea OK o Error.

En caso de errores es importante revisar el error devuelto por el sistema de transferencias para poder comunicarlo a la persona encargada del servicio. Por su puesto que este nivel de detalle se ofrece de igual forma a través de nuestro API, en los métodos habituales GET para conocer el detalle y estado de un proceso.

En cuanto a la gestión de errores, en este panel web te permitimos poder aplicar un reintento en bloque, a partir de un filtro previo y contando con una coordinación por parte de los responsables del servicio afectado. Por ejemplo, si el backend de destino estuvo caído durante un par de horas, y os confirman que ya está en pie, se podrá realizar una selección múltiple de todos los procesos bloqueados y relanzarlos.

Las transferencias cuentan con una gestión automática de reintentos, en la que en caso de error ponemos el proceso en una cola de reintentos, hasta llegar un número máximo de diez. Llegado a este número de reintentos el proceso pasa a un estado MAX_ERROR_REACHED y no se vuelve a intentar de forma automática, debiéndolo hacer en este caso manualmente, incluyendo con selección múltiple tal y como se explicó anteriormente.

Reportes vía email automáticos

Como parte de la implementación del servicio externo de transferencia se incluye una gestión automática de notificaciones vía email, incluyendo un resumen de las transferencias realizadas en el período definido para el reporte remitido por email.

Compatiblidad con el sistema de CallbackURL

El sistema de transferencias está basado en procesos asíncronos gestionados forma autónoma por el servicio de Viafirma, incluidos como módulos desplegables de forma horizontal en arquitecturas basadas en contenedores (Docker, Kubernetes).

Por ello este sistema está recomendado para procesos de negocio lanzados de forma masiva, o cuya respuesta puede procesarse en periodos valle.

Este sistema de transferencia podrás compaginarlo con cualquier sistema CallbackURL implementado en tus procesos, de gestión síncrona. Por ejemplo:

• tras finalizar la firma, Viafirma realiza un callbackURL (POST) a tu servicio myCRMSignatureResponse,
• y ponemos en la cola de transferencia el proceso para enviar el documento(s) firmado a tu repositorio myS3.