viafirma inbox :: manual de configuración

General

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Disponemos de varias variables de configuración, todas ellas propias de instancia (es decir, podemos configurarlas/modificarlas también para una instancia concreta), con lo que en esta pestaña estamos únicamente configurando la instancia “default”, salvo en el caso del primer parámetro, “Url Viafirma Inbox”:

  • URL Viafirma Inbox: define la URL base de la aplicación Viafirma Inbox, como por ejemplo, https://testservices.viafirma.com/inbox/. Debe tenerse en cuenta que el sistema utiliza esta URL para realizar algunas redirecciones, por lo que si la URL no es correcta ni visible tanto desde dentro de la red corporativa, como desde fuera, con el mismo nombre, pueden existir problemas de acceso. Esta variable es global al sistema y no es modificable en una instancia concreta.
  • Url Instancia Inbox: define la URL de la instancia actual (en este caso, default). Es un campo informativo, no pudiendo ser modificado.
  • Extensiones ficheros aceptados: lista de extensiones aceptadas, separadas por coma, por ejemplo: jpg, gif, png, bmp, properties, pdf, doc, csv, xls, xml, etc..
  • Incluir el contenido de los zip como ficheros independientes en la pantalla de redacción: si esta opción se encuentra activada, al adjuntar un fichero .zip, los archivos comprimidos en dicho .zip serán adjuntados de forma independiente.
  • Idioma por defecto: idioma de Viafirma Inbox por defecto para nuevos usuarios. Cada usuario podrá seleccionar el valor que desea en su perfil.
  • Modo de Aplicación: permite indicar tres opciones:
    • Sólo Verificación: sólo sirve como plataforma de verificación.
    • Sólo Firma: no hay plataforma de verificación.
    • Verificación y Firma: ambas plataformas. Esta opción es la recomendada y la aplicable en el 99% de los casos.
  • Logo para la pantalla de autenticación y correos electrónicos (png): permite subir un logo con un formato determinado, que sobrescribirá al logo por defecto.
  • Hoja de estilos personalizada: permite subir un fichero CSS para modificar los estilos por defecto de la aplicación.
  • Background Color de la cabecera de emails: permite introducir en hexadecimal el color de la barra superior de los emails enviados por la plataforma. Por ejemplo, #5E9BD4.
  • Mostrar apellidos delante del nombre: permiter mostrar los apellidos delante del nombre del usuario.
  • ¿Activo acceso user/passw?: indica si se permite acceso a la aplicación por usuario y password (desactivándolo, el único acceso posible sería por certificado). Si se desea desactivar, es recomendable previamente haber creado algún usuario administrador global con un NIF real, y que disponga de certificado digital.
    • Días de validez de la contraseña antes de caducar (0 no caduca nunca): permite seleccionar la validez en días de las contraseñas.
    • Número de intentos de acceso fallidos antes de bloquear la cuenta (0 no se bloquea nunca): superado este número de intentos la cuenta se bloqueará y deberá ser reactivado por un administrador.
  • ¿Mostrar todos los usuarios en redacción?: por defecto el sistema permite predecir el nombre de cualquier usuario al incluir caracteres comunes (por ejemplo, escribiendo una “JA” se predicen los usuarios que contengan esa cadena en su nombre, apellidos o email). Se puede activar o desactivar este comportamiento.
  • ¿Activa firma/VB masivo de peticiones?: permite activar/desactivar la opción de que un usuario pueda seleccionar varias peticiones a la vez y aprobarlas o firmarlas en una sola operación.
  • ¿Mostrar los documentos en el listado de peticiones?: permite mostrar un enlace a la descarga de los documentos en los listados de las peticiones.
  • ¿Activa elección de responsables/subordinados en redacción?: permite activar/desactivar la opción de que un usuario pueda escribir “Mis responsables” o “Mis subordinados” en la caja predictiva de destinatarios de una petición. Para que esto funcione correctamente, deberá estar bien cargado y actualizado el árbol de cargos de la instancia, así como los usuarios deberán disponer de su cargo asociado.
  • ¿Convertir petición en Comunicación Interna?: activa la opción de Comunicaciones Internas del sistema. Si está activado, los usuarios podrán (en la Redacción Avanzada de una petición) asignar destinatarios finales de la petición, que no tienen por qué participar en el flujo de firma. Estos usuarios tendrán conocimiento del estado de finalización de la petición.
  • ¿Mostrar un mensaje antes de proceder a la firma?: se mostrará el mensaje indicado justo antes de realizar la firma de los documentos.
    • Mensaje: mensaje a mostrar antes de firmar una petición.
  • ¿Activa delegación?: permite activar/desactivar el funcionamiento de las delegaciones de firma, vistos buenos y colaboración.
    • ¿Activa firma de documento de delegación?: si la delegación está activa, permite seleccionar si se desea que para que una delegación sea efectiva, se requiera previamente la firma de un documento entre el usuario que delega y el delegado.
    • ¿Adjuntar documento de delegación como anexo a las solicitudes?: si ambas opciones anteriores están activas, permite que la plataforma adjunte el documento firmado de delegación automáticamente a cualquier petición donde haya una firma por delegación.
  • ¿Activo límite de subida de ficheros?: permite configurar límites en la subida de ficheros a una petición.
    • Número máximo de ficheros: número máximo de ficheros firmables (anexos no limitados).
    • Tamaño máximo total de los ficheros (en MB, sin decimales): tamaño máximo de ficheros firmables (anexos no limitados).
  • Activar refresco automático de pantallas (ajax): permite configurar si se realiza el refresco automático en las pantallas de la aplicación.
    • Activar refresco en detalle de peticiones (consume recursos): permite configurar si se realiza el refresco automático en el detalle de las peticiones.
    • Tiempo de refresco (segundos; recomendado 60): período en segundos tras los que se realizará el refresco.
  • Tiempo de guardado en borradores (segundos; recomendado 8): período en segundos para el almacenamiento de los borradores de las peticiones.
  • ¿Activar el uso de plantillas?: permite la generación dinámica de documentos a partir de plantillas.
  • ¿Activar el envío de peticiones de forma independiente?: permite el envío de peticiones independientes a cada uno de los destinatarios. Esto significa que, si se activa ésta opción, en vez de crear una única petición, se crearán tantas peticiones independientes como destinatarios se definan en la redacción.
  • ¿Avisar por email a los usuarios con fechas teóricas de caducidad? (se divide el plazo total entre los distintos pasos del workflow): activando esta opción se generará un correo electrónico de aviso a los participantes de un workflow, notificándoles cuando están a punto de consumir su fracción de tiempo total en el proceso. Por ejemplo, si un proceso tiene una fecha de caducidad en 9 días y el workflow tiene 3 firmantes en serie, cada firmante tendría un tiempo de 3 días; así, el día anterior a esos 3 días le llegaría el mencionado correo electrónico.
    • ¿Enviar copia al creador?: si se activa esta opción, cuando se envíe un email de aviso a un participante, también se enviará una copia de la petición al creador de la misma.
    • Tiempo (en días) de antelación de aviso (por defecto, 1 día): si por ejemplo un firmante tiene 3 días para su acción, esta variable indica con cuánta antelación se generará el correo electrónico de aviso.
  • ¿Activar la generación automática de informes de firmas?: Si se activa, permite generar de forma automática informes (no justificantes/resguardos, sino documentos de tipo report para su análisis estadístico posterior) de firmas para la instancia actual. La ruta en que se almacena dicho reporte es la ruta definida para la custodia de Viafirma Inbox, dentro de la carpeta (no configurable) signReport/. En esta ruta se almacenará el reporte creado.
    • Número de días del informe: periodicidad en días de la generación del informe.
  • Habilitar archivado automático de peticiones terminadas: si se activa esta opción, todas las peticiones terminadas serán automáticamente marcadas como archivadas.
    • Días de espera para archivar peticiones terminadas: días que deberán pasar desde que una petición finaliza hasta que se archiva de forma automática.
  • Eliminar documentos asociados a peticiones archivadas: si se activa, los documentos asociados a las peticiones que sean archivadas, bien sea de forma manual o automática, serán eliminados físicamente del sistema de custodia. Cada documento eliminado será registrado en un fichero log como constancia. Normalmente, si se dispone de esta opción, los documentos habrán sido custodiados en otros sistemas (por ejemplo, en los sistemas verticales que generan peticiones a Viafirma Inbox mediante API, y que son los verdaderos responsables de la custodia del documento firmado).
  • Autocompletar campos de usuario en administración: permite invocar a código inyectado para, por ejemplo, rellenar todos los campos de un usuario una vez introducido su identificador invocando a un sistema tipo LDAP, HRM, etc.
    • Clase que implementa el autocompletado de datos de usuario: será una instancia de com.viafirma.tray.util.UserDataAutoPopulate.
  • ¿Mostrar las peticiones de la bandeja de entrada divididas por entidades?: si el usuario tiene definidas más de una entidad (otras a parte de default), su bandeja de entrada aparecerá seperada para cada una de sus entidades, pudiendo ver rápidamente las peticiones de cada una de ellas.
    • ¿Permitir repetir usuarios en los flujos? Los usuarios deberán estar asociados a diferentes entidades: esta opción permite poder enviar una petición varias veces al mismo usuario (pero a diferentes entidades asociadas al mismo).