Filtros Globales

Los usuarios tienen, tal y como se explica en el documento Manual de Usuario, la opción de almacenarse búsquedas avanzadas, de forma que puedan reutilizarlas en cualquier momento como filtros pregrabados. Del mismo modo, esto se puede hacer a nivel global si se detectan filtros que son útiles para todos los usuarios de la organización dados de alta en la instancia.

Al crear un nuevo filtro, aparece un formulario muy similar al de la búsqueda avanzada, pudiendo además definir el nombre del nuevo filtro. A continuación, iríamos combinando los criterios de búsqueda que queramos asociar al filtro (filtro / criterio / operador /valor). Los filtros existentes en la plataforma son:

• Petición: datos genéricos de la petición, con criterios como Asunto, Mensaje, Referencia, Fecha de Creación, Fecha de Caducidad, Estado, ¿Priorizada?, Código Seguro de Verificación (CSV) y ¿Archivada?
• Remitente: con criterios como Person Id (NIF, etc.), Nombre, Apellidos, Teléfono, Email y Entidad.
• Destinatario: criterios análogos al del remitente.
• Metadatos: con criterios como Nombre, Valor o Nombre=valor.
• Documentos: con criterios como Nombre, Extensión (pdf, txt, doc, etc.), Tamaño (en bytes) y Tipo (firmable, anexo).

En función del tipo de filtro/criterio, aparecerán operadores que se adapten a ellos. Por ejemplo, si escogemos el criterio Tamaño de un documento, el operador se adaptaría a operaciones numéricas (Mayor que, Menor que, etc.). Con una cadena, el operador sería del tipo Contiene, Empieza por, Termina por, etc.

El sistema permite combinar tantos filtros como queramos. Devolverá las peticiones que coincidan con TODOS los filtros (operador AND). Por ejemplo, podríamos crear una búsqueda tan compleja como ésta (véase figura anterior): “localiza todas las peticiones donde el email del destinatario contuviese la cadena ‘gmail.com’, el asunto contuviese la palabra ‘acta’, el mensaje incluya la palabra ‘aprobar’, la fecha de creación fuese superior al 31/12/2010 e inferior al 01/06/2011, tuviese un fichero cuyo nombre incluyese la palabra ‘reunión’, de tipo PDF y tamaño inferior a 1 MB, y además tuviese un metadato de nombre ‘expediente’ y valor ‘PR/2011/134’.

El procedimiento para ello consistiría en ir añadiendo los filtros/criterios que deseemos, y guardar finalmente el filtro global. Cabe destacar que en este formulario podemos dejar el campo Valor vacío. En este caso, el sistema pedirá al usuario el valor por el que desea buscar en el momento en el que queramos utilizar el filtro.

Por ejemplo, (véase figura siguiente) podríamos crearnos un filtro de búsqueda de peticiones por el Criterio Remitente -> Person ID (NIF), y dejar el campo valor vacío. De esta forma, habríamos creado un filtro reutilizable para buscar peticiones por NIF de remitente, y el sistema pediría al usuario que introduciese el valor del NIF por el que desea buscar al usar dicho filtro global.

El en caso de filtros de tipo Metadato / Nombre=valor se puede dejar en blanco y el usuario debe indicar ambos campos, o bien introducir el nombre de forma que el usuario que haga uso del filtro sólo tendrá que introducir el valor del metadato.